Unul dintre motivele pentru care cei care planifica petreceri considera ca acesta este un proces complicat se datoreaza faptului ca acestia nu sunt familiarizati cu factorii sau intrebarile care sunt importante pentru alegerea unei sali de evenimente potrivite. Alegerea unui loc de intalnire este una dintre cele mai importante alegeri pe care le veti face in procesul de planificare. Din acest motiv, ne-am gandit sa va oferim cateva sfaturi pentru a va ajuta sa alegeti locul potrivit pentru evenimentul urmator.
Cine este publicul tinta si care este dimensiunea listei de oaspeti?
Inainte de a crea o scurta lista de optiuni privind sala de evenimente, este important sa va familiarizati cu detaliile privind persoanele care vor participa la eveniment. Atat numarul acestora cat si specificul lor reprezinta factori importanti pe care trebuie sa ii luati in considerare. Veti dori sa va asigurati de faptul ca locul de intalnire ales poate gazdui lista de invitati creata si ca aceasta este potrivita pentru persoanele care vor participa la eveniment.
Aflati cum sa raspundeti publicului tinta
Cunoasterea demografiei publicului dumneavoastra este vitala pentru selectarea celei mai potrivite sali de evenimente. De exemplu, daca audienta voastra este reprezentata de un grup de directori executivi, locatia aleasa ar trebui sa reflecte gusturile si nevoile acestora.
Ce este convenabil pentru invitati?
Selectarea unei sali de evenimente in apropierea locului in care invitatii locuiesc sau lucreaza poate fi un factor esential care va influenta direct numarul de persoane invitate. Alti factori importanti pe care sa ii luati in considerare sunt consumul de alcool si transportul. Nu doriti ca participantii la eveniment sa bea si sa conduca.
Astfel, este recomandat ca acestia sa beneficieze de optiuni gratuite de transport disponibile dupa eveniment, astfel incat sa poata ajunge acasa in siguranta. O alta optiune consta in asigurarea unui numar de taxiuri care sa fie prezente in apropierea locatiei la ora la care stiti ca evenimentul se va incheia.
Locul de desfasurare: Cunostinte si experienta
Inainte de a lua o decizie cu privire la sala de evenimente, solicitati-le celor care pun aceasta locatie la dispozitia clientilor o lista de evenimente pe care le-au planificat in trecut. Solicitati imagini ale acelor evenimente astfel incat sa puteti sesiza diferitele optiuni legate de aspectul si facilitatile spatiului respectiv si sa solicitati referinte. Este recomandat sa cereti un feedback chiar si angajatilor acestor locatii astfel incat sa stiti ce experienta au acestia.
Ce alte servicii ofera locatia?
Sala de evenimente aleasa include propria parcare sau exista un spatiu in apropiere care poate fi folosit? Puteti negocia un pret mai bun pentru evenimentul dumneavoastra? In functie de specificul evenimentului organizat, poate fi necesar sa aveti in vedere si factorii de siguranta care ii vizeaza direct pe participanti.
De asemenea, este important sa va asigurati de faptul ca locul de desfasurare pune la dispozitie stingatoare si alarme de incendiu precum si truse de prim-ajutor care sa includa toate elementele necesare in cazul unei urgente. In plus, trebuie sa stiti unde sunt localizate iesirile de urgenta si sa aveti un plan de interventie in cazul unor situatii extreme.
